Waar staan de gegevens?
- De app draait op servers in Frankfurt (Oracle Cloud).
- Foto's, video's en databaseback-ups staan in een privé, versleutelde bucket bij OVHcloud, een Frans bedrijf, eveneens in Frankfurt.
- Daarnaast houden we een tweede, versleutelde back-up aan op onze eigen server in Nederland.
Welke gegevens verzamelen we van gasten?
Zo min mogelijk. Gasten kunnen foto's en video's uploaden zonder account aan te maken. Hun naam opgeven is optioneel, niet verplicht.
Wie kan de foto's zien?
Jij als host ziet altijd alles. Wat gasten in de galerij zien, stel je per album in:
- Gedeeld: gasten zien alle foto's van het album.
- Privé: gasten zien alleen hun eigen foto's.
- Uit: gasten kunnen alleen uploaden; er is geen galerij.
- Wachtwoord (optioneel): schermt uploaden en bekijken allebei af. Je kunt het in de QR-code verwerken, zodat gasten het niet apart hoeven in te voeren.
Zien andere gasten waar een foto is genomen?
Nee. Opent of bewaart een gast de foto van een andere gast, dan krijgt hij een opgeschoonde kopie: zonder locatiedata, zonder telefoonmodel, zonder opnametijd en zonder de originele bestandsnaam. De uploader en de hosts behouden de onaangetaste originelen.
Op de livewall op de locatie geldt hetzelfde: de foto's en video's daar dragen geen metadata.
Hoe lang bewaren we gegevens, en hoe worden ze verwijderd?
De online periode telt vanaf de evenementdatum: 12 maanden voor Wedding en Planner, 24 maanden voor Plus, met mogelijkheid tot verlenging. Na afloop is er nog 30 dagen om te downloaden of te verlengen. Daarna worden foto's en video's definitief verwijderd.
Verwijderde gegevens kunnen nog tot ongeveer 3 maanden in versleutelde back-ups blijven staan voordat ze worden overschreven.
Wil iemand inzage in zijn gegevens, een correctie of verwijdering, dan kan dat via [email protected]. Alle details staan in onze privacyverklaring.
Advertenties en analytics
We tonen geen advertenties en we verkopen geen persoonsgegevens. Onze analytics draaien op onze eigen server in Frankfurt en meten alleen de openbare website en de checkout. Nooit de pagina's van gastenalbums en nooit de livewall.
Jouw eigen verantwoordelijkheid als planner
Wij regelen onze kant van het verhaal zoals hierboven beschreven. Maar als planner die fotoverzameling aanbiedt, heb je ook je eigen verantwoordelijkheid:
- Rollen en rechtsgrond. Wie welke rol heeft bij de verwerking van gastgegevens, jij of het bruidspaar, moeten jullie onderling afspreken. Leg het vast in je contract met het bruidspaar en laat de rechtsgrond checken door je eigen adviseur als je twijfelt.
- Gasten informeren. Gasten moeten in grote lijnen weten waar hun foto's terechtkomen en hoe lang ze bewaard blijven. Zet een korte zin op de QR-kaart of het welkomstbord, bijvoorbeeld waar het album staat en dat het na de bewaartermijn wordt verwijderd.
- Eigen marketing. Albums die je als planner beheert, kunnen een optionele opt-in tonen waarmee gasten zelf kiezen of ze iets van jou willen horen. Die staat standaard uit en het vakje van de gast is uitgevinkt. Zonder expliciete keuze geen marketing.
Checklist voor planners
- Rechtsgrond vastgelegd in je overeenkomst met het bruidspaar (bij twijfel: check met je adviseur).
- Korte privacyvermelding op de QR-kaart of het welkomstbord: waar komen foto's terecht, hoe lang blijven ze bewaard.
- Zichtbaarheid per album bewust gekozen: gedeeld, privé of uit, plus wachtwoord waar nodig.
- Opt-in voor eigen marketing uitgevinkt gelaten.
- Bruidspaar gewezen op downloaden vóór sluiting van het album.
- Bij vragen over inzage of verwijdering: verwezen naar [email protected].
Vragen
Geeft Pixworthy garanties over de AVG?
Nee. Wat we wel doen: precies vertellen wat er met gegevens gebeurt, zoals op deze pagina. De beoordeling of dat voor jouw situatie volstaat, is aan jou en je adviseur.
Bieden jullie een verwerkersovereenkomst aan?
Nog niet. Is dat voor jou een vereiste, laat het ons weten via [email protected].
Wat als een gast wil dat zijn foto's worden verwijderd?
Dat kan. Een verzoek om inzage, correctie of verwijdering kan naar [email protected]. De foto's en video's worden sowieso definitief verwijderd, dertig dagen na afloop van de online periode. Voor accounts, facturen (die we 7 jaar bewaren vanwege de wet) en supportgesprekken gelden eigen bewaartermijnen.
Kunnen gasten anoniem uploaden?
Ze hoeven geen account aan te maken en hun naam opgeven is optioneel. Helemaal anoniem is uploaden niet: per upload bewaren we een willekeurige browser-ID, voor uploadlimieten en misbruikcontroles. Bij sommige acties van gasten, zoals een verkeerd wachtwoord of een verwijderde upload, houdt het beveiligingslog het IP-adres bij. IP-adressen worden na 90 dagen verwijderd.