Privacybeleid · Pixworthy

Wie verantwoordelijk is

Pixworthy is verantwoordelijk voor account-, betaal-, support- en websitegegevens. Privacyvragen: [email protected]. De organisator bepaalt wie bijdraagt en het album ziet; benader die ook bij vragen over het gebruik van een foto. De juridische rollen van zakelijke planners en hun klanten moeten per evenement worden afgesproken.

Welke gegevens we ontvangen

Je verstrekt namen, e-mailadressen, wachtwoorden, evenementgegevens, foto's, video's, optionele gastnamen en supportberichten of bijlagen. Organisatoren kunnen e-mailadressen van genodigden toevoegen. Stripe levert betaal- en abonnementsreferenties. Voor beveiliging gebruiken we browser-/apparaat-ID's, IP-adressen en verzoeklogs. Wachtwoorden worden gehasht. Pixworthy ontvangt geen volledige betaalkaartgegevens.

Waarom we gegevens gebruiken

Account- en evenementgegevens zijn nodig voor onze dienstverlening en de overeenkomst met de organisator. Beveiliging, misbruikpreventie en vragen beantwoorden zijn gerechtvaardigde belangen. Administratieve gegevens kunnen wettelijk vereist zijn. Organisatoren moeten een passende grondslag hebben voor het verzamelen en delen van gastfoto's, met toestemming waar nodig. We verkopen geen persoonsgegevens en gebruiken albumfoto's niet voor reclame. Bij verwijslinks tellen we hoe vaak een link wordt geopend, zonder IP-adressen op te slaan, en koppelen we betaalde bestellingen aan het verwijzende account om de korting en de beloning te geven. Wie verwijst, ziet alleen aantallen, nooit wie er boekte. We verzamelen nooit het e-mailadres van een vriend of vriendin. Stuur je een review vanaf je albumpagina, dan bewaren we je tekst, je keuze over publiceren, het album en de naam ervan, je account, je taal en de datum. We publiceren de review alleen, met je voornaam, als je het vakje hebt aangevinkt. Je kunt het vinkje weghalen, de tekst aanpassen of hem verwijderen op de albumpagina zolang het album online staat, of het op elk moment aan support vragen. We verwijderen de review samen met het album of je account.

Wie foto's kan zien

Albumeigenaren en bevoegde genodigden hebben toegang. Medewerkers van Pixworthy zien geen foto's, video's, namen van gasten of gastenboekberichten, tenzij de albumeigenaar Pixworthy support laat meekijken, telkens voor hoogstens 7 dagen; de eigenaar kan dat altijd stoppen en ziet elke keer dat we keken. De enige uitzondering is één foto of video die bij ons als illegaal is gemeld of onder een officieel bevel valt: dan zien we alleen dat item en kunnen we het verbergen, en de eigenaar hoort dat. De gastengalerij toont toegestane uploads volgens de instelling gedeeld/privé/uit van de organisator; de organisator kan foto's op een livewall tonen. Een gastlink kan worden doorgestuurd: behandel deze als toegangsgegevens. Wachtwoorden beperken toegang; een QR-link met het wachtwoord geeft die toegang ook. Deel alleen met mensen die je vertrouwt.

Opslag en dienstverleners

Pixworthy draait op servers die we huren bij Oracle Cloud in Frankfurt, Duitsland. Foto's, video's en databaseback-ups staan in een privé, versleutelde OVHcloud-bucket, ook in Frankfurt; OVHcloud is een Frans bedrijf. Een tweede versleutelde back-up staat op onze eigen back-upserver in Nederland. Backblaze B2 bewaart de vergrendelde kopie van het beveiligingslog (sectie 7) in zijn EU-regio. Resend verstuurt onze e-mails en ontvangt e-mails aan support, inclusief bijlagen, vanuit de EU-regio in Ierland. Mail aan onze @pixworthy.com-adressen loopt via Fastmail en wordt opgeslagen in zijn datacenter in de EU. Stripe verwerkt betalingen, abonnementen en facturen en is zelf verantwoordelijk voor zijn betaal-, fraude- en wettelijke controles. Cloudflare beheert onze DNS, en de Turnstile-botcontrole verwerkt je IP-adres en browsersignalen bij inloggen, wachtwoordherstel, afrekenen, het openen van een album en het formulier voor pilotaanvragen. Resend, Stripe, Cloudflare en Backblaze zijn Amerikaanse bedrijven of horen bij Amerikaanse groepen en Fastmail is een Australisch bedrijf, dus sommige gegevens kunnen van buiten de EER bekeken worden. Voor die doorgiftes gebruiken we het EU-VS Data Privacy Framework en de modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) van de Europese Commissie.

Bewaartermijnen

Nieuwe klantalbums blijven online tot het einde van de UTC-dag 30 dagen (Free), 12 maanden (Wedding, Planner) of 24 maanden (Plus) na de evenementdatum, tenzij een beheerder een andere datum instelt. Na die online periode sluit het album. Je kunt nog 30 dagen alles downloaden of verlengen. Daarna worden de foto's en video's definitief verwijderd: originelen, miniaturen en uploadgegevens gaan uit de actieve opslag en cloudkopieën komen in de wachtrij voor verwijdering. Albums zonder einddatum, wat alleen bij sommige oudere albums voorkomt, worden niet automatisch verwijderd; vraag het ons en we verwijderen ze. Accounts blijven bestaan tot je ons vraagt ze te verwijderen. Bestellingen en facturen bewaren we 7 jaar, omdat de Nederlandse belastingwet dat verplicht. Supportgesprekken verwijderen we 2 jaar na het laatste bericht. Kopieën van de e-mails die we versturen bewaren we 90 dagen; een overzicht van welk soort e-mail naar welk adres ging bewaren we 2 jaar. Verwijderde gegevens kunnen tot ongeveer 3 maanden in onze versleutelde back-ups blijven voordat ze worden overschreven. Als de verwijdering wordt gepland, stopt de toegang tot het betreffende account of album meteen. We wissen de gegevens 30 dagen later definitief, of eerder op verzoek.

Beveiligings- en activiteitenlog

We bewaren een logboek van aanmeldingen, wijzigingen aan accounts en albums, betalingen en sommige gastacties, zoals een fout albumwachtwoord of een verwijderde upload. Daarin staat wie het deed, wanneer, welk album, en het IP-adres en de browser, zodat we misbruik kunnen onderzoeken en kunnen zien wat er veranderde. We bewaren deze records 2 jaar. IP-adressen en browsergegevens verwijderen we na 90 dagen. Het logboek bevat geen wachtwoorden, codes of tokens. Om dit logboek tegen knoeien te beschermen, gaat er elke minuut een kopie naar een vergrendelde opslagbucket bij Backblaze (sectie 5) die niemand, ook wij niet, kan wijzigen of verwijderen. De kopie laat zien wie wat deed en wanneer, met account- en albumnummers, e-mailadressen van medewerkers en technische codes, maar zonder IP-adressen, browsergegevens, of namen, e-mailadressen of berichten van klanten en gasten. Ze blijft 1 jaar vergrendeld en wordt daarna verwijderd. Zolang ze vergrendeld is, kan ze niet eerder worden verwijderd, ook niet op verzoek.

Cookies en statistieken

Noodzakelijke cookies houden klanten en beheerders ingelogd, onthouden je taal, beveiligen het afrekenen en onthouden tot 30 dagen dat je een gastalbum hebt geopend. De inlogcookie verwijst naar een sessie op onze server met het type apparaat (browser en systeem), het inlogmoment en de laatste activiteit, zonder IP-adres. Je ziet je apparaten in je account en kunt ze daar uitloggen; deze gegevens worden 7 dagen na het einde van een sessie verwijderd. Een browser-ID ondersteunt gastuploads en misbruiklimieten. Deze zijn nodig voor de dienst, daarom vragen we er geen toestemming voor. Onze statistieken (OpenPanel) draaien op onze eigen server in Frankfurt en alleen op de openbare website en de afrekenpagina's. Ze gebruiken geen cookies en tellen paginabezoeken, afgeronde aanmeldingen en aankopen. Je IP-adres wordt gebruikt om een globale locatie te schatten en wordt niet opgeslagen. We sturen er geen namen, e-mailadressen, bestelnummers of foto's naartoe. Je account, albums, gastenpagina's, help, juridische pagina's en beheerpagina's worden niet gevolgd. Lettertypen en scripts komen van onze eigen servers. We gebruiken geen advertentietrackers.

Je rechten

Vraag via [email protected] om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht waar van toepassing. We antwoorden binnen een maand. Als we je account verwijderen, verwijderen we ook je albums en supportgesprekken en bewaren we alleen wat de wet verplicht, zoals facturen. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op gerechtvaardigd belang en toestemming intrekken zonder eerdere rechtmatige verwerking te veranderen. We kunnen eerst je identiteit controleren. Klagen kan bij de Autoriteit Persoonsgegevens of je lokale toezichthouder. We nemen geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten met juridische of vergelijkbare grote gevolgen. Accounthouders moeten 18+ zijn; organisatoren regelen passende toestemming voor kinderfoto's. Als de verwijdering wordt gepland, stopt de toegang tot het betreffende account of album meteen. We wissen de gegevens 30 dagen later definitief, of eerder op verzoek.

Fotoherinneringen voor gasten

Na het uploaden kunnen gasten om één herinnering vragen om meer foto's te delen. “Zet in mijn agenda” maakt een agendabestand op je eigen apparaat; wij tellen alleen dat het gebruikt is. “Stuur me één e-mail” bewaart je e-mailadres, het album, je taal en het verzendmoment, verder niets (geen IP-adres of apparaat). We gebruiken het alleen om die ene e-mail met de albumlink te sturen, nooit voor marketing, en het is niet zichtbaar voor organisatoren, planners of in onze beheerschermen. We verwijderen het adres direct na het versturen, na 48 uur als versturen niet lukte, en wanneer het album wordt verwijderd. Om te voorkomen dat het formulier wordt gebruikt om vreemden te mailen, bewaren we ook 24 uur lang een gecodeerde vingerafdruk van het adres (niet het adres zelf), zodat hetzelfde adres hoogstens één herinnering per dag krijgt. Resend verstuurt de e-mail voor ons (sectie 5). We doen dit omdat je erom vraagt. Je browser onthoudt alleen op je eigen apparaat wanneer de herinnering komt en welke bestanden je al hebt gedeeld, zodat de albumpagina dubbele bestanden kan overslaan. We tellen ook, per album en dag, hoe vaak de herinnering wordt aangeboden, gekozen en geopend en hoeveel gasten terugkomen om te uploaden. Dat zijn alleen aantallen, zonder iets dat jou herkenbaar maakt, en de organisatoren van het album zien de totalen.

Pilotaanvragen van planners

Weddingplanners kunnen met het formulier op onze plannerspagina vragen om Pixworthy gratis te proberen voor één bruiloft. We bewaren de naam, het bedrijf en het e-mailadres die je invult, de datum van de bruiloft en je bericht als je die toevoegt, de taal van de pagina en wanneer je het verstuurde. We gebruiken ze alleen om je aanvraag te beantwoorden en de pilot te regelen, een stap waar je zelf om vraagt voor een mogelijke overeenkomst. De aanvraag wordt naar onze eigen inbox gemaild; een melding op onze telefoon zegt alleen dat er een aanvraag is binnengekomen, zonder je gegevens. We gebruiken deze gegevens nooit voor marketinglijsten en geven ze niet door. We verwijderen ze 12 maanden nadat we je aanvraag hebben afgehandeld, of 12 maanden na ontvangst als die nog openstaat, samen met onze meldingsmail. Mail [email protected] als je ze eerder verwijderd wilt hebben. Als we je pilot klaarzetten, maken we een Pixworthy-account aan met je naam, bedrijf en e-mailadres en bewaren we je aanvraag (bedrijf, trouwdatum, bericht) als interne notitie bij dat account, alleen zichtbaar voor ons team. Vanaf dan geldt het deel van dit beleid over accounts, en je kunt het account altijd verwijderen.

Toestemming van gasten

In albums met plannerbranding kan de planner een optioneel, niet vooraf aangevinkt vakje en e-mailveld inschakelen voor e-mails over de diensten van die genoemde planner. We bewaren je e-mailadres, album, planner, toestemmingstekst en versie, taal en toestemmingsmoment. De genoemde planner kan actieve aanmeldingen bekijken en exporteren zolang die eigenaar of medeorganisator van het album is. Andere planners en klanten hebben geen toegang. Je kunt je toestemming intrekken via de afmeldlink in elke e-mail van de planner. Je verdwijnt dan uit actieve lijsten en exports. Aanmeldingen, ook ingetrokken toestemmingen, worden verwijderd wanneer het album wordt verwijderd of gewist. De planner beheert geëxporteerde kopieën en moet intrekkingen respecteren. Pixworthy verstuurt deze marketingmails niet.

Pixworthy

[email protected]

Privacybeleid.