DSGVO und Hochzeitsfotos der Gäste: was Planer wissen müssen

Wo werden die Daten gespeichert?

• Die App läuft auf Servern in Frankfurt (Oracle Cloud).
• Fotos, Videos und Datenbank-Backups liegen in einem privaten, verschlüsselten Bucket bei OVHcloud, einem französischen Unternehmen, ebenfalls in Frankfurt.
• Ein zweites verschlüsseltes Backup liegt auf unserem eigenen Server in den Niederlanden.

Welche Daten erheben wir von Gästen?

So wenig wie möglich. Gäste laden Fotos und Videos hoch, ohne ein Konto anzulegen. Die Angabe des Namens ist freiwillig.

Wer kann die Fotos sehen?

Sie als Gastgeber sehen immer alles. Was Gäste in der Galerie sehen, legen Sie pro Album fest:

• Geteilt: Gäste sehen alle Fotos des Albums.
• Privat: Gäste sehen nur ihre eigenen Fotos.
• Aus: Gäste können nur hochladen; es gibt keine Galerie.
• Passwort (optional): schützt Hochladen und Ansehen gleichermaßen. Sie können es in den QR-Code einbauen, sodass Gäste es nicht eintippen müssen.

Sehen andere Gäste, wo ein Foto aufgenommen wurde?

Nein. Öffnet oder speichert ein Gast das Foto eines anderen Gastes, erhält er eine bereinigte Kopie: ohne Standort, ohne Handymodell, ohne Aufnahmezeit und ohne den ursprünglichen Dateinamen. Wer das Foto hochgeladen hat und die Gastgeber behalten die unveränderten Originale.

Das gilt auch für die Live-Wall vor Ort: Die Fotos und Videos dort enthalten keine Metadaten.

Wie lange speichern wir Daten, und wie werden sie gelöscht?

Der Online-Zeitraum zählt ab dem Datum der Feier: 12 Monate für Wedding und Planner, 24 Monate für Plus, mit Möglichkeit zur Verlängerung. Danach bleiben noch 30 Tage, um alles herunterzuladen oder zu verlängern. Anschließend werden Fotos und Videos endgültig gelöscht.

Gelöschte Daten können noch bis zu etwa 3 Monate in verschlüsselten Backups liegen, bevor sie überschrieben werden.

Wer Auskunft, Berichtigung oder Löschung seiner Daten möchte, schreibt an [email protected]. Alle Details stehen in unserer Datenschutzerklärung.

Werbung und Analyse

Wir zeigen keine Werbung und verkaufen keine personenbezogenen Daten. Unsere Analyse läuft auf unserem eigenen Server in Frankfurt und misst nur die öffentliche Website und den Bestellvorgang. Nie die Seiten der Gästealben und nie die Live-Wall.

Ihre eigene Verantwortung als Planer

Unseren Teil regeln wir wie oben beschrieben. Als Planer, der die Fotosammlung anbietet, haben Sie aber auch eine eigene Verantwortung:

• Rollen und Rechtsgrundlage. Wer welche Rolle bei der Verarbeitung der Gästedaten hat, Sie oder das Brautpaar, sollten Sie miteinander vereinbaren. Halten Sie es im Vertrag mit dem Brautpaar fest und lassen Sie die Rechtsgrundlage im Zweifel von Ihrem eigenen Berater prüfen.
• Gäste informieren. Gäste sollten grob wissen, wo ihre Fotos landen und wie lange sie gespeichert bleiben. Ein kurzer Satz auf der QR-Karte oder dem Begrüßungsschild genügt, zum Beispiel wo das Album liegt und dass es nach der Speicherfrist gelöscht wird.
• Ihr eigenes Marketing. Alben, die Sie als Planer betreuen, können eine optionale Einwilligung zeigen, mit der Gäste selbst entscheiden, ob sie von Ihnen hören möchten. Sie ist standardmäßig aus, und das Kästchen des Gastes ist nicht angehakt. Ohne ausdrückliche Wahl kein Marketing.

Checkliste für Planer

• Rechtsgrundlage im Vertrag mit dem Brautpaar festgehalten (im Zweifel mit Ihrem Berater geprüft).
• Kurzer Datenschutzhinweis auf der QR-Karte oder dem Begrüßungsschild: wohin die Fotos gehen und wie lange sie gespeichert bleiben.
• Sichtbarkeit pro Album bewusst gewählt: geteilt, privat oder aus, plus Passwort wo nötig.
• Einwilligung für eigenes Marketing nicht vorangehakt.
• Brautpaar daran erinnert, alles vor dem Schließen des Albums herunterzuladen.
• Fragen zu Auskunft oder Löschung an [email protected] verwiesen.

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