Dove sono salvati i dati?
- L'app gira su server a Francoforte, in Germania (Oracle Cloud).
- Foto, video e backup del database sono salvati in un bucket privato e cifrato di OVHcloud, un'azienda francese, sempre a Francoforte.
- Teniamo inoltre un secondo backup cifrato sul nostro server nei Paesi Bassi.
Quali dati raccogliamo dagli ospiti?
Il meno possibile. Gli ospiti caricano foto e video senza creare un account, e indicare il proprio nome è facoltativo.
Chi può vedere le foto?
Come organizzatore dell'album vedi sempre tutto. Cosa vedono gli ospiti nella galleria lo imposti per ogni album:
- Condivisa: gli ospiti vedono tutte le foto dell'album.
- Privata: gli ospiti vedono solo le proprie foto.
- Disattivata: gli ospiti possono solo caricare; non c'è galleria.
- Password (facoltativa): protegge sia il caricamento sia la visione. Puoi inserirla nel codice QR, così gli ospiti non devono digitarla.
Gli altri ospiti vedono dove è stata scattata una foto?
No. Quando un ospite apre o salva la foto di un altro ospite, riceve una copia ripulita: senza posizione, senza modello del telefono, senza ora dello scatto e senza il nome del file originale. Chi l'ha caricata e gli organizzatori conservano gli originali intatti.
Lo stesso vale per il muro live sul posto: le foto e i video mostrati lì non contengono metadati.
Per quanto tempo conserviamo i dati e come vengono eliminati?
Il periodo online parte dalla data dell'evento: 12 mesi per Wedding e Planner, 24 mesi per Plus, con possibilità di proroga. Alla scadenza restano altri 30 giorni per scaricare tutto o prorogare. Dopo, foto e video vengono eliminati definitivamente.
I dati eliminati possono restare fino a circa 3 mesi nei backup cifrati prima di essere sovrascritti.
Chi vuole accedere ai propri dati, correggerli o farli eliminare può scrivere a [email protected]. Tutti i dettagli sono nella nostra informativa sulla privacy.
Pubblicità e statistiche
Non mostriamo pubblicità e non vendiamo dati personali. Le nostre statistiche girano sul nostro server a Francoforte e misurano solo il sito pubblico e il checkout. Mai le pagine degli album degli ospiti e mai il muro live.
La tua responsabilità come planner
Noi gestiamo la nostra parte come descritto sopra. Ma come planner che offre la raccolta delle foto, hai anche una tua responsabilità:
- Ruoli e base giuridica. Stabilisci con la coppia chi ha quale ruolo nel trattamento dei dati degli ospiti, tu o loro. Mettilo per iscritto nel contratto con la coppia e, se hai dubbi, fai verificare la base giuridica dal tuo consulente.
- Informare gli ospiti. Gli ospiti devono sapere, a grandi linee, dove finiscono le loro foto e per quanto tempo restano. Metti una breve frase sul biglietto QR o sul cartello di benvenuto, per esempio dove si trova l'album e che viene eliminato alla fine del periodo di conservazione.
- Il tuo marketing. Gli album che gestisci come planner possono mostrare un consenso facoltativo con cui gli ospiti scelgono se vogliono ricevere tue notizie. È disattivato per impostazione predefinita e la casella dell'ospite parte non spuntata. Senza una scelta esplicita, niente marketing.
Checklist per planner
- Base giuridica fissata nel contratto con la coppia (in caso di dubbio, verificata con il tuo consulente).
- Breve nota sulla privacy sul biglietto QR o sul cartello di benvenuto: dove vanno le foto e per quanto tempo restano.
- Visibilità della galleria scelta con cura per ogni album: condivisa, privata o disattivata, con password dove serve.
- Consenso per il tuo marketing lasciato non spuntato.
- Coppia avvisata di scaricare tutto prima della chiusura dell'album.
- Domande su accesso o eliminazione indirizzate a [email protected].
Domande
Pixworthy garantisce la conformità al GDPR?
No. Quello che facciamo è dire esattamente cosa succede ai dati, come in questa pagina. Se basta per la tua situazione lo valuti tu con il tuo consulente.
Offrite un accordo sul trattamento dei dati (DPA)?
Non ancora. Se ti serve, faccelo sapere a [email protected].
E se un ospite vuole che le sue foto vengano eliminate?
Si può. Le richieste di accesso, rettifica o cancellazione vanno a [email protected]. Foto e video vengono comunque eliminati definitivamente 30 giorni dopo la fine del periodo online. Account, fatture (conservate 7 anni per legge) e conversazioni con l'assistenza hanno tempi di conservazione propri.
Gli ospiti possono caricare in modo anonimo?
Non serve un account e indicare il nome è facoltativo. Il caricamento però non è del tutto anonimo: per ogni caricamento salviamo un ID casuale del browser, per i limiti di caricamento e i controlli contro gli abusi. Alcune azioni degli ospiti, come una password sbagliata o un caricamento eliminato, finiscono nel registro di sicurezza con l'indirizzo IP. Gli indirizzi IP vengono rimossi dopo 90 giorni.